Als je dit leest, heb je waarschijnlijk al besloten om OGSM te gebruiken en beslis je nu of je ergens voor gaat betalen. Laten we dus nuttig zijn in plaats van reclame maken.
Heb je wel software nodig
Eerlijk gezegd: om te beginnen niet.
Je schrijft een prima OGSM op een whiteboard, en heel wat van de beste plannen die we hebben gezien zijn zo begonnen. Het plan maken is een gesprek, en een gesprek heeft geen database nodig.
Software gaat tellen wanneer de uitvoering begint. Preciezer: op vier momenten.
Als meer dan een handvol mensen voortgang rapporteert. Eén persoon die een plan bijhoudt gaat goed. Acht mensen die hetzelfde document bijwerken niet.
Als je een trend wilt in plaats van een momentopname. Een spreadsheet bevat het cijfer van vandaag. Sturen vraagt om de lijn: waar de indicator drie maanden geleden stond, en of hij de goede kant op beweegt.
Als het ritme een druk kwartaal moet overleven. De maandelijkse sessie is makkelijk te houden in maart en makkelijk over te slaan in juni. Ingeplande sessies en automatische herinneringen zijn niet glamoureus, en het is wat de gewoonte in leven houdt.
Als meer dan één team een plan heeft. Dit is de echte drempel. Twee verbonden plannen is een gesprek; twintig is een systeem.
Geldt nog niets daarvan voor jou, gebruik dan met onze zegen een spreadsheet en kom terug wanneer het wel geldt.
En als je terugkomt, begin je niet opnieuw. OGSM.online importeert een Excel-plan, dus het plan dat je al in een spreadsheet hebt gebouwd wordt je eerste OGSM in de tool en niet een middag overtypen. Dat doet meer dan het klinkt: de meest voorkomende reden dat teams te lang in een spreadsheet blijven is niet de spreadsheet, maar de kosten van verhuizen.
Wat er stukloopt in een spreadsheet
Omdat de meeste teams daar beginnen, is het de moeite waard precies te zijn over hoe het misgaat. Dramatisch is het zelden.
Elk team verzint zijn eigen OGSM. Dit is de fout die het meest kost en het minst opvalt. Deel een template uit en binnen een kwartaal heeft het ene team twee kolommen toegevoegd voor eigenaren en kwartalen, het tweede de maatregelen over drie tabbladen verdeeld, en het derde de strategische keuzes stil in een takenlijst veranderd. Elke versie is op zichzelf te verdedigen. Samen betekenen ze dat geen twee plannen naast elkaar te lezen zijn, dat geen status kan optellen, en dat elke rapportage met de hand moet worden samengesteld. Wil je één manier van werken en één manier van rapporteren, dan moet het formaat voor je vastliggen in plaats van door jou worden vastgelegd.
Versies. Iemand mailt het plan, iemand bewerkt zijn eigen kopie, en binnen twee kwartalen zijn er drie plannen en is niet meer te zeggen welke actueel is.
Geen geschiedenis. Een cel bevat één waarde. Als je de indicator overschrijft met het cijfer van deze maand, is dat van vorige maand weg. Je kunt daardoor status rapporteren maar geen richting, en richting is waar je op stuurt.
Rapporteren wordt iemands baan. Voor elke sessie acht eigenaren achterna zitten voor een update is een echte halve dag, elke maand, voor altijd. Die persoon wordt stil de reden dat het ritme overleeft, en als hij op vakantie is, overleeft het niet.
Samenhang is handwerk. Als er bovenaan een strategische keuze verandert, moet iemand onthouden welke teamplannen ernaar verwezen. Doorgaans doet niemand dat, en groeien de plannen onzichtbaar uit elkaar.
Het is moeilijk te lezen. Een plan hoort op één pagina te passen en in één oogopslag te begrijpen te zijn. Spreadsheets zijn erg goed in veel dingen; in één oogopslag leesbaar zijn hoort daar niet bij.
Niets daarvan houdt een vastberaden team tegen. Het kost alleen meer dan het lijkt, en die prijs betaal je in aandacht en niet in geld.
Vier manieren waarop mensen dit doen
| Spreadsheet | Werkbeheertool | OKR-platform | Gespecialiseerde OGSM-tool | |
|---|---|---|---|---|
| Eén pagina, het hele plan | Ja, als je hem zelf bouwt | Zelden, het model past niet | Geen plek voor strategische keuzes | Ja, het is de structuur |
| Strategische keuzes vastgelegd | Ja, als losse tekst | Geen natuurlijke plek ervoor | Blijven doorgaans impliciet | Ja, als volwaardig element |
| Eén vast formaat over teams heen | Elk team bouwt zijn eigen | Mogelijk, vraagt om toezicht | Ja, het model staat vast | Ja, elk plan is een OGSM |
| Geschiedenis en trends | Alleen de laatste waarde | Voor taken, niet voor metingen | Alleen per cyclus | Elke meting blijft bewaard |
| Meerdere mensen die rapporteren | Versies en samenvoegwerk | Ja | Ja | Ja, met herinneringen |
| Ritme van sessies ondersteund | Dat draai je zelf | Dat draai je zelf | Op afspraak | Ingepland, met voorbereide rapportages |
| Plannen verbonden over teams heen | Kopiëren en plakken | Mogelijk, vraagt om ontwerp | Verschilt per product | Gekoppeld, met actuele updates |
| Kosten om te beginnen | Niets | Vaak al in huis | Per gebruiker, telt op | Per team, onbeperkt gebruikers |
| Het best voor | Eén team, eerste cyclus | Uitvoerend werk, geen strategie | Kwartaalfocus in autonome teams | Een plan uitvoeren, met één team of veel |
Een noot bij de kolom werkbeheertool, want dat is de meest voorkomende bijna-treffer. Asana, Monday, ClickUp en hun familie zijn goed in het volgen van werk. Ze hebben geen natuurlijke plek voor een strategische keuze, en geen begrip van een meting die in de tijd tegen een streefwaarde wordt gevolgd. Je kunt het erin dwingen, en het resultaat is een takenlijst met een ambitie bovenaan geprikt, en dat is precies de vorm van plan die OGSM moet vervangen.
En over OKR-platformen: heb je kwartaalfocus in autonome teams nodig, dan doet een OKR-tool dat prima. Dit trouwens ook, want OGSM draait op hetzelfde ritme per maand en per kwartaal: het verschil is dat de kwartalen worden gemeten tegen een meerjarige ambitie en niet alleen tegen het vorige kwartaal. Beide kunnen werken. Kies degene wiens vorm past bij hoe je echt plant. De eerlijke vergelijking staat hier →
Elf dingen om te beoordelen
Naar welke tool je ook kijkt, de onze inbegrepen, dit zijn de vragen die de tools die worden gebruikt scheiden van de tools die in maand vijf worden verlaten.
1. Bepaalt het model de tool, of is het een template? Een tool waarin OGSM een van de veertig templates is, gaat je tegenwerken. De vier blokken horen de datastructuur te zijn, geen opmaak.
2. Kan iemand zonder ervaring in drie minuten voortgang rapporteren? Gaat rapporteren langzaam, dan gebeurt het niet meer, en dan is al het andere irrelevant.
3. Bewaart hij de geschiedenis van elke meting? Momentopnames vertellen je waar je bent. Alleen geschiedenis vertelt je waar je heen gaat.
4. Kun je de twee sessies gescheiden houden? De doensessie en de bijstuursessie beantwoorden verschillende vragen in verschillende ritmes. Een tool die maar één soort overleg kent, duwt je naar het samenvoegen ervan, en dat is de meest voorkomende manier waarop plannen sterven.
5. Wat gebeurt er bij twintig plannen? Cascaderen, gedeelde acties, rapporteren over plannen heen. Vraag of je het met realistische aantallen mag zien, en niet met drie demoteams.
6. Hoe moeilijk is het om rechten in te richten? Grote uitrollen lopen veel vaker vast op rechtenbeheer dan op functies. Vraag naar groepen, niet alleen naar gebruikers.
7. Waar staat de data? Voor Europese organisaties is dit vaak het eerste filter en het laatste waar leveranciers precies over willen zijn.
8. Kan het uit? Specifiek de AI. Zegt jullie beleid nee, dan wil je een instelling en geen supportgesprek.
9. Exporteert hij netjes? Excel, en een pdf die nog één pagina is. Ook de ongemakkelijke versie is de moeite waard: hoe krijgen we alles eruit als we vertrekken?
10. Wat kost het als je groeit? Prijzen per gebruiker lijken goedkoop bij tien mensen en bepalen je uitrol bij vierhonderd. Prijzen per team gedragen zich anders. Reken je echte tweede jaar door.
11. Is iemand aanspreekbaar op de methode, en niet alleen op de software? Een leverancier die je niet kan vertellen wat een strategische keuze een echte keuze maakt, helpt je niet wanneer je plan technisch compleet en inhoudelijk leeg is.
Waar OGSM.online past
We hebben dit om drie dingen heen gebouwd, en dat is de eerlijke samenvatting van het product.
Het model is de structuur. Ambitie, doelstellingen, strategische keuzes en maatregelen, met de keuzes als volwaardig element dat een eigenaar, indicatoren en acties heeft. Geen template bovenop een algemene tool.
Waarmaken is het punt. Voortgangsrapportages die minuten kosten, stoplichten die optellen, ingeplande doen- en bijstuursessies met voorbereide rapportages, en een dashboard dat een proceseigenaar vertelt wie nog niet heeft gerapporteerd terwijl er nog tijd is om het te vragen.
Het schaalt per team, niet per persoon. Onbeperkt gebruikers in elk abonnement, geprijsd per team. Dat betekent dat de hele organisatie uitnodigen om het plan te zien niets extra kost, en een plan dat niemand kan zien is geen plan.
Daarbij: ISO 27001:2022, gehost in Nederland, back-ups en AI-verwerking binnen de EU, tweefactorauthenticatie en SSO met Entra ID in elk abonnement. De details staan op de pagina over beveiliging →
En, omdat het bij punt 11 hoort: de methode achter het product staat opgeschreven. Remco Bakker is medeauteur van het boek over OGSM in de praktijk, en de gidsen op deze site zijn hetzelfde materiaal.
Waar het niet past
Drie gevallen waarin wij niet het juiste antwoord zijn, ronduit gezegd, want je komt er toch achter.
Je wilt kwartaal-OKR’s en niets langer. Als jullie planning echt elk kwartaal opnieuw begint en je geen behoefte hebt om meerjarige strategische keuzes vast te leggen, past een OKR-tool eenvoudiger. Dat zeggen we liever nu.
Je wilt alleen een takenlijst. Genoeg teams beheren hier hun uitvoering, en wij zijn er een van: onze hele productbacklog staat in OGSM.online, gekoppeld aan de strategische keuzes die hij dient. Maar dat werkt omdat het werk aan een plan hangt. Heb je een losse taken- of issuetracker nodig, zonder OGSM eromheen, dan zijn daar applicaties voor gebouwd en die passen beter bij je.
Je bent één persoon met één plan. Een persoonlijke OGSM werkt prachtig op papier. Er per team voor betalen is pas logisch zodra er een team is.
Vragen die je elke leverancier kunt stellen
Leg ze aan ons voor, en aan alle anderen.
- Laat me een plan zien met twintig verbonden teamplannen, niet met drie.
- Laat me zien hoe een voortgangsrapportage wordt ingediend, geklokt, door iemand die niet bij jullie werkt.
- Laat me de geschiedenis van één indicator over twee jaar zien.
- Wat gebeurt er met mijn data als ik opzeg, en in welk formaat krijg ik hem?
- Waar staat het gehost, en welke subverwerkers raken het aan?
- Welke AI-aanbieder, en kan ik hem uitzetten?
- Wat kost jaar twee bij drie keer onze huidige omvang?
Is een leverancier op alle zeven op zijn gemak, dan zit je waarschijnlijk goed: bij ons of bij iemand anders.
Dertig dagen, geen creditcard, en het stopt van zichzelf.
Start je gratis proefperiode