Als je dit leest, heb je waarschijnlijk al besloten om OGSM te gebruiken en beslis je nu of je ergens voor gaat betalen. Dan heb je meer aan feiten dan aan reclame.
Heb je wel software nodig
Om te beginnen niet.
Je schrijft een prima OGSM op een whiteboard en heel wat van de beste plannen die we hebben gezien zijn zo begonnen. Het plan maken is een gesprek en een gesprek heeft geen database nodig.
Software gaat tellen wanneer de uitvoering begint. Preciezer: op vier momenten.
Als meer dan een handvol mensen voortgang rapporteert. Eén persoon die een plan bijhoudt, gaat goed. Acht mensen die hetzelfde document bijwerken, niet.
Als je een trend wilt in plaats van een momentopname. Een spreadsheet bevat het cijfer van vandaag. Sturen vraagt om de lijn: waar de indicator drie maanden geleden stond en of hij de goede kant op beweegt.
Als het ritme ook in een druk kwartaal moet doorlopen. De maandelijkse sessie is makkelijk te houden in maart en makkelijk over te slaan in juni. Ingeplande sessies en automatische herinneringen zijn niet spannend, maar ze houden de gewoonte in stand.
Als meer dan één team een plan heeft. Dit is de grote drempel. Twee verbonden plannen is een gesprek; twintig is een systeem.
Geldt nog niets daarvan voor jou, gebruik dan met onze zegen een spreadsheet en kom terug wanneer het wel geldt.
En als je terugkomt, begin je niet opnieuw. OGSM.online importeert een Excel-plan, dus het plan dat je al in een spreadsheet hebt gebouwd, wordt zonder overtypen je eerste OGSM in de tool. Dat scheelt meer dan je denkt: teams blijven vooral te lang in een spreadsheet hangen omdat verhuizen zoveel werk lijkt.
Wat er stukloopt in een spreadsheet
De meeste teams beginnen daar, dus hier precies hoe het misgaat. Dramatisch is het zelden.
Elk team verzint zijn eigen OGSM. Dit is de fout die het meest kost en het minst opvalt. Deel je een template uit, dan heeft binnen een kwartaal het ene team twee kolommen toegevoegd voor eigenaren en kwartalen, het tweede de maatregelen over drie tabbladen verdeeld en het derde de strategische keuzes ongemerkt in een takenlijst veranderd. Elke versie is op zichzelf te verdedigen. Samen betekenen ze dat geen twee plannen naast elkaar te lezen zijn, dat geen status kan optellen en dat elke rapportage met de hand moet worden samengesteld. Wil je één manier van werken en één manier van rapporteren, dan moet het formaat voor je vastliggen in plaats van door jou worden vastgelegd.
Versies. Iemand mailt het plan, iemand bewerkt zijn eigen kopie en binnen twee kwartalen zijn er drie plannen en is niet meer te zeggen welke actueel is.
Geen geschiedenis. Een cel bevat één waarde. Als je de indicator overschrijft met het cijfer van deze maand, is dat van vorige maand weg. Je kunt daardoor status rapporteren maar geen richting en juist op richting stuur je.
Rapporteren wordt iemands baan. Voor elke sessie acht eigenaren achternazitten voor een update kost een halve dag, elke maand, voor altijd. Het ritme gaat ongemerkt aan die ene persoon hangen en als die op vakantie is, stopt het.
Samenhang is handwerk. Als er bovenaan een strategische keuze verandert, moet iemand onthouden welke teamplannen ernaar verwezen. Doorgaans doet niemand dat en groeien de plannen onzichtbaar uit elkaar.
Het is moeilijk te lezen. Een plan hoort op één pagina te passen en in één oogopslag te begrijpen te zijn. Spreadsheets zijn erg goed in veel dingen; in één oogopslag leesbaar zijn hoort daar niet bij.
Niets daarvan houdt een vastberaden team tegen. Het kost alleen meer dan het lijkt en die prijs betaal je in aandacht en niet in geld.
Vier manieren waarop mensen dit doen
| Spreadsheet | Werkbeheertool | OKR-platform | Gespecialiseerde OGSM-tool | |
|---|---|---|---|---|
| Eén pagina, het hele plan | Ja, als je hem zelf bouwt | Zelden, het model past niet | Geen plek voor strategische keuzes | Ja, het is de structuur |
| Strategische keuzes vastgelegd | Ja, als losse tekst | Geen natuurlijke plek ervoor | Blijven doorgaans impliciet | Ja, als volwaardig element |
| Eén vast formaat over teams heen | Elk team bouwt zijn eigen | Mogelijk, vraagt om toezicht | Ja, het model staat vast | Ja, elk plan is een OGSM |
| Geschiedenis en trends | Alleen de laatste waarde | Voor taken, niet voor metingen | Alleen per cyclus | Elke meting blijft bewaard |
| Meerdere mensen die rapporteren | Versies en samenvoegwerk | Ja | Ja | Ja, met herinneringen |
| Ritme van sessies ondersteund | Dat draai je zelf | Dat draai je zelf | Op afspraak | Ingepland, met voorbereide rapportages |
| Plannen verbonden over teams heen | Kopiëren en plakken | Mogelijk, vraagt om ontwerp | Verschilt per product | Gekoppeld, met actuele updates |
| Kosten om te beginnen | Niets | Vaak al in huis | Per gebruiker, telt op | Per team, onbeperkt gebruikers |
| Het best voor | Eén team, eerste cyclus | Uitvoerend werk, geen strategie | Kwartaalfocus in autonome teams | Een plan uitvoeren, met één team of veel |
Een noot bij de kolom werkbeheertool, want dat is de meest voorkomende bijna-treffer. Asana, Monday, ClickUp en hun familie zijn goed in het volgen van werk. Ze hebben geen natuurlijke plek voor een strategische keuze en geen begrip van een meting die in de tijd tegen een streefwaarde wordt gevolgd. Je kunt het erin persen, maar dan krijg je een takenlijst met een ambitie erboven. Precies het soort plan dat OGSM moet vervangen.
En over OKR-platformen: heb je kwartaalfocus in autonome teams nodig, dan doet een OKR-tool dat prima. OGSM ook: het draait op hetzelfde ritme per maand en per kwartaal, alleen meet je de kwartalen tegen een meerjarige ambitie en niet alleen tegen het vorige kwartaal. Beide kunnen werken. Kies de methode die past bij hoe je plant. OGSM en OKR vergeleken →
Elf dingen om te beoordelen
Naar welke tool je ook kijkt, de onze inbegrepen, met deze vragen scheid je de tools die in gebruik blijven van de tools die na een paar maanden in de la verdwijnen.
1. Bepaalt het model de tool of is het een template? Een tool waarin OGSM een van de veertig templates is, gaat je tegenwerken. De vier blokken horen de datastructuur te zijn, geen opmaak.
2. Kan iemand zonder ervaring in drie minuten voortgang rapporteren? Gaat rapporteren langzaam, dan gebeurt het niet meer en dan is al het andere irrelevant.
3. Bewaart hij de geschiedenis van elke meting? Momentopnames vertellen je waar je bent. Alleen geschiedenis vertelt je waar je heen gaat.
4. Kun je de twee sessies gescheiden houden? De doensessie en de bijstuursessie beantwoorden verschillende vragen in verschillende ritmes. Een tool die maar één soort overleg kent, duwt je ertoe ze samen te voegen en daar gaan de meeste plannen aan onderdoor.
5. Wat gebeurt er bij twintig plannen? Cascaderen, gedeelde acties, rapporteren over plannen heen. Vraag of je het met realistische aantallen mag zien en niet met drie demoteams.
6. Hoe moeilijk is het om rechten in te richten? Grote uitrollen lopen veel vaker vast op rechtenbeheer dan op functies. Vraag naar groepen, niet alleen naar gebruikers.
7. Waar staat de data? Voor Europese organisaties is dit vaak de eerste vraag en de vraag waarop leveranciers het minst graag precies antwoorden.
8. Kan het uit? Specifiek de AI. Zegt jullie beleid nee, dan wil je een instelling en geen supportgesprek.
9. Exporteert hij netjes? Excel en een pdf die nog één pagina is. Stel ook de ongemakkelijke vraag: hoe krijgen we alles eruit als we vertrekken?
10. Wat kost het als je groeit? Prijzen per gebruiker lijken goedkoop bij tien mensen en bepalen je uitrol bij vierhonderd. Prijzen per team gedragen zich anders. Reken je tweede jaar door.
11. Is iemand aanspreekbaar op de methode en niet alleen op de software? Een leverancier die je niet kan vertellen wat een strategische keuze een echte keuze maakt, helpt je niet wanneer je plan technisch compleet en inhoudelijk leeg is.
Waar OGSM.online past
We hebben het product om drie dingen heen gebouwd.
Het model is de structuur. Ambitie, doelstellingen, strategische keuzes en maatregelen, met de keuzes als volwaardig element dat een eigenaar, indicatoren en acties heeft. Geen template bovenop een algemene tool.
Het draait om waarmaken. Voortgangsrapportages die minuten kosten, stoplichten die optellen, ingeplande doen- en bijstuursessies met voorbereide rapportages en een dashboard dat een proceseigenaar vertelt wie nog niet heeft gerapporteerd terwijl er nog tijd is om het te vragen.
Het schaalt per team, niet per persoon. Onbeperkt gebruikers in elk abonnement, geprijsd per team. De hele organisatie uitnodigen om het plan te zien kost dus niets extra. En een plan dat niemand kan zien, is geen plan.
Daarbij: ISO 27001:2022, gehost in Nederland, back-ups en AI-verwerking binnen de EU, tweefactorauthenticatie en SSO met Entra ID in elk abonnement. De details staan op de pagina over beveiliging →
En, omdat het bij punt 11 hoort: de methode achter het product staat opgeschreven. Remco Bakker is medeauteur van het boek over OGSM in de praktijk en de gidsen op deze site zijn hetzelfde materiaal.
Waar het niet past
Drie gevallen waarin wij niet de beste keuze zijn. Je komt er toch achter.
Je wilt kwartaal-OKR’s en niets langer. Begint jullie planning elk kwartaal opnieuw en hoef je geen meerjarige strategische keuzes vast te leggen, dan past een OKR-tool beter. Dat zeggen we liever nu.
Je wilt alleen een takenlijst. Genoeg teams beheren hier hun uitvoering en wij zijn er een van: onze hele productbacklog staat in OGSM.online, gekoppeld aan de strategische keuzes die hij dient. Maar dat werkt omdat het werk aan een plan hangt. Heb je een losse taken- of issuetracker nodig, zonder OGSM eromheen, dan passen tools die daarvoor gebouwd zijn beter.
Je bent één persoon met één plan. Een persoonlijke OGSM werkt prachtig op papier. Er per team voor betalen is pas logisch zodra er een team is.
Vragen die je elke leverancier kunt stellen
Leg ze aan ons voor en aan alle anderen.
- Laat me een plan zien met twintig verbonden teamplannen, niet met drie.
- Laat me zien hoe een voortgangsrapportage wordt ingediend, geklokt, door iemand die niet bij jullie werkt.
- Laat me de geschiedenis van één indicator over twee jaar zien.
- Wat gebeurt er met mijn data als ik opzeg? En in welk formaat krijg ik die?
- Waar staat het gehost en welke subverwerkers raken het aan?
- Welke AI-aanbieder gebruiken jullie en kan ik de AI uitzetten?
- Wat kost jaar twee bij drie keer onze huidige omvang?
Is een leverancier op alle zeven op zijn gemak, dan zit je waarschijnlijk goed: bij ons of bij iemand anders.
Dertig dagen, geen creditcard en de proefperiode stopt automatisch.
Start je gratis proefperiode