De meeste teams hebben geen moeite met het schrijven van een plan. Ze hebben moeite om het er over eens te worden, en om daarna te voorkomen dat de afgesproken versie afdrijft naar zes iets verschillende documenten.

Dat is het probleem dat dit deel van OGSM.online oplost. Alles hieronder bestaat om het team te laten discussiëren over de inhoud in plaats van over het bestand.

Brainstorm samen, geef het daarna vorm

Een plan dat één persoon bouwt en rondstuurt voor commentaar levert wijzigingen op, geen overeenstemming. Daarom begint maken waar het team staat: een gedeelde brainstormruimte waarin ideeën op tafel komen voordat iemand zich afvraagt in welk vak ze horen.

Van daaruit vorm je het materiaal tot de vier bouwblokken. Ambitie, doelstellingen, strategische keuzes en maatregelen: op één pagina, zichtbaar voor iedereen, veranderend zoals het gesprek verandert.

Waarmee een team begint. Elk leeg blok stelt de vraag waarvoor het bestaat, en dat is een betere aanzet dan een leeg veld.

Omdat het een gedeelde ruimte is, kun je hem tijdens een sessie gebruiken in plaats van erna. Niemand maakt aantekeningen in een apart document dat daarna weer moet worden samengevoegd.

Voor teams die ergens vandaan willen starten, staan in de brainstorm ook de bekende managementmodellen (Business Model Canvas, SWOT, lean canvas, stakeholderanalyse), zodat de analyse en het plan op dezelfde plek staan.

Alles wat een onderdeel nodig heeft

Een actie zonder eigenaar is een wens. Een indicator zonder streefwaarde is helemaal geen getal: het is een onderwerp waarvan je hebt afgesproken dat je het belangrijk vindt.

Dus draagt elk onderdeel in het plan wat het nodig heeft om erop te kunnen sturen:

• Eigenaren op strategische keuzes en acties, één persoon met naam in plaats van een afdeling
• Deadlines op acties
• Streefwaarden en eenheden op doelstellingen en indicatoren
• Beschrijvingen, voor de context die niet op de pagina past
• Labels, centraal beheerd, om op je eigen manier door het plan heen te snijden

Waar het helpt, kun je een niveau dieper: subdoelstellingen, subindicatoren en subacties, voor de plekken waar één regel op de pagina echte complexiteit verbergt.

Elk element heeft zijn eigen detailweergave. De AI-generator kan een eerste versie voorstellen: jij bepaalt wat overblijft.

De OGSM-score en de checklist

Dit is de functie waarvan teams ons vertellen dat ze niet wisten dat ze hem nodig hadden.

De OGSM-score is een kwaliteitsindicator: hoe compleet en goed opgebouwd is dit plan nu echt? De checklist erachter loopt dezelfde criteria langs als het boek. Is de ambitie ambitieus maar haalbaar? Hebben de doelstellingen streefwaarden en eenheden? Heeft elke strategische keuze precies één eigenaar? Kan elke actie ook echt worden afgerond?

Hij schrijft je plan niet voor je. Wat hij doet, is de vage delen zichtbaar maken voordat je ze gaat uitvoeren, en dat is veel goedkoper dan ze in maand zeven ontdekken, wanneer niemand voortgang kan rapporteren op een indicator die nooit een streefwaarde had.

Een echt plan op 50%. De ambitie en de doelstellingen staan er en de acties hebben eigenaren en deadlines; de indicatoren, de streefwaarden en de eigenaren van de strategische keuzes niet, en dat zijn precies de dingen die je anders in maand zeven ontdekt.

Een eerste versie als de pagina leeg is

De lege pagina is echt. Met acht mensen om de tafel naar een leeg ambitieveld staren is geen productieve besteding van een sessie.

De AI-generator (Pro) schrijft een eerste versie van elk bouwblok: ambitie, doelstellingen, strategische keuzes, indicatoren en acties, op basis van achtergrondinformatie over je organisatie die een beheerder heeft aangeleverd. De assistent (Pro) scherpt formuleringen aan die je al hebt: ambitieuzer, concreter, korter, en hij legt uit waarom hij elke wijziging voorstelt.

Twee dingen die duidelijk moeten zijn. Ten eerste levert het een concept op, geen plan: je accepteert elk voorstel, laat het opnieuw genereren of negeert het. Ten tweede kun je vertrouwelijke informatie nalezen en weghalen voordat er iets wordt verstuurd, en een beheerder kan de AI voor de hele omgeving helemaal uitzetten.

De AI draait op Mistral, een Europese aanbieder, met data binnen de EU. Meer daarover op de pagina over beveiliging.

Zo werkt AI in OGSM.online →

Concept, actief, inactief

Op een plan in de bouw hoort niet te worden gerapporteerd. Daarom heeft een OGSM een status: concept zolang je hem bouwt, actief zodra het het plan is waarop je stuurt, inactief wanneer de horizon voorbij is.

Een team kan meerdere concepten en inactieve plannen naast de ene actieve OGSM houden. Dat doet meer dan het klinkt: het is wat je in staat stelt het plan van volgend jaar voor te bereiden zonder het plan te verstoren dat mensen nu uitvoeren, en wat het plan van vorig jaar leesbaar houdt in plaats van overschreven.

Het snelst beoordeel je dit door er je eigen plan in te bouwen.

Start je gratis proefperiode

De methode achter het scherm

Dit is geen algemene projectsoftware met OGSM-labels erop geplakt. De structuur is het model: de ambitie bovenaan, doelstellingen die haar meetbaar maken, strategische keuzes die echte keuzes zijn, en maatregelen die uiteenvallen in een dashboard en het werk.

Wil je de methode in plaats van de tool, dan staat die volledig opgeschreven:

• Wat is OGSM? de complete gids voor het model
• Een OGSM maken in vier stappen
• Het template: wat er in elk vak hoort

Zodra het plan er is, begint het moeilijkere deel. Zo maak je het waar →