Zoek op OGSM-template en je vindt heel veel lege rasters, de meeste achter een formulier.

Het raster is het makkelijke deel. Wat de moeite waard is om te begrijpen, is waarom de pagina de vorm heeft die hij heeft, want die vorm is het model, en een template dat je invult zonder het te begrijpen levert een document op in plaats van een plan.

Wat het template eigenlijk is

Eén pagina, en de beperking is de functie.

Een pagina heeft randen. Als alles moet passen, kun je niet elk idee opnemen, niet elke uitspraak afzwakken en niet elke afdeling tevreden houden. Je moet bepalen wat het zwaarst weegt, en het gesprek over wat eraf gaat is doorgaans waardevoller dan het blad dat je overhoudt.

De indeling loopt van boven naar beneden:

De ambitie over de volle breedte bovenaan. De doelstellingen daaronder. Dan de strategische keuzes als rijen, elk met haar eigen indicatoren en haar eigen acties.

Dat is het hele template. Al het andere is opmaak.

Wat er in elk vak hoort

Ambitie. Eén of twee zinnen, in woorden, met een horizon. Gebruik [DOEL] door [DOEN]: de droom en, in grote lijnen, de aanpak. Loopt het langer door dan twee zinnen, dan is het niet klaar.

Doelstellingen. Drie tot vijf, in getallen. Elk met het onderwerp dat je meet, de streefwaarde en de eenheid. Samen beantwoorden ze de vraag “waaraan zouden we zien dat de ambitie waar is?” Haal ze alle en je hebt de ambitie waargemaakt, en daarom moet de lijst kort zijn.

Strategische keuzes. Drie tot vijf inhoudelijke keuzes, plus maximaal twee randvoorwaarden. In woorden, ook hier met [DOEL] door [DOEN]. Elk met precies één eigenaar met naam. En kun je niet zeggen wat je niet meer doet, dan heb je dit vak niet ingevuld. Dan heb je een lijst gemaakt.

Indicatoren. Twee of drie per strategische keuze, in getallen, met streefwaarden en eenheden. Dit is het dashboard waarop je tussen de sessies stuurt, en niet de doelstellingen, waarop je aan het einde wordt afgerekend. Meng resultaatmetingen met inspanningsmetingen, zodat er iets beweegt voordat het resultaat beweegt.

Acties. Per strategische keuze, elk met een werkwoord dat je kunt afronden, een eigenaar en een deadline. En het geheel moet passen binnen de capaciteit die je echt hebt, en dat doet de eerste versie nooit.

Let op de afwisseling: woorden, getallen, woorden, getallen, woorden. Elke overgang dwingt je specifiek te zijn over wat je net zei. Voelt een plan vaag, dan heeft een van die overgangen niet plaatsgevonden.

De rijen zijn het punt

Dit is het deel dat de meeste templates verkeerd doen, en het is de moeite waard er nadrukkelijk over te zijn.

Maatregelen horen geen lange lijst onderaan de pagina te zijn. Ze horen op dezelfde rij als de strategische keuze die ze dienen, zodat je één regel kunt doorlezen:

Dit is de route die we kozen → zo weten we of hij werkt → dit is wie wat wanneer doet.

Zet het zo neer en twee fouten worden onmogelijk te verbergen. Een strategische keuze zonder indicatoren, een bewering die je nooit kunt nakijken. Een actie die aan geen enkele keuze hangt, werk dat niemand heeft gekozen.

Beide komen bijzonder vaak voor in plannen die als vier losse lijsten zijn opgezet, en beide zijn in één oogopslag te zien wanneer de rijen op elkaar aansluiten.

Bekijk twee plannen die zo zijn opgezet →

Waarom we geen spreadsheet uitdelen

Dat zouden we kunnen. De meeste van onze concurrenten doen het, doorgaans achter een formulier met zes velden. Wij hebben besloten het niet te doen, en dat is de moeite waard om uit te leggen in plaats van het voor vrijgevigheid te laten doorgaan.

Een spreadsheet is een goede plek om een plan te schrijven en een slechte plek om er een te draaien. Vier dingen lopen stuk, en ze lopen stil stuk:

Hij bewaart één waarde. Overschrijf de indicator met het cijfer van deze maand en dat van vorige maand is weg. Je kunt status rapporteren maar geen richting, en richting is waar je op stuurt.

Het worden versies. Iemand mailt het bestand, iemand bewerkt zijn eigen kopie, en binnen twee kwartalen zijn er drie plannen en is niet meer te zeggen welke actueel is.

Rapporteren wordt iemands baan. Voor elke sessie acht eigenaren achterna zitten voor een update is een echte halve dag, elke maand, voor altijd. Als die persoon op vakantie is, is het ritme dat ook.

Samenhang wordt handwerk. Verander bovenaan een strategische keuze en iemand moet onthouden welke teamplannen ernaar verwezen. Niemand doet dat, en de plannen groeien onzichtbaar uit elkaar.

In plaats van je iets te geven dat één cyclus werkt en je daarna stil het ritme kost, is ons antwoord dat de software het template is. Je kunt 30 dagen gratis een plan bouwen in OGSM.online (geen creditcard, en het stopt van zichzelf) en het afdrukken of exporteren als nette pagina wanneer je het op papier nodig hebt.

Klinkt dat eigenbelang, dan is dat terecht. Maar we zeggen het liever ronduit dan dat we een spreadsheet achter je telefoonnummer zetten.

Bouw je plan in een tool die de geschiedenis bewaart.

Start je gratis proefperiode

Als je op papier wilt beginnen

Helemaal prima, en voor een eerste sessie vaak beter.

Teken de pagina op een whiteboard: een band over de volle breedte voor de ambitie, een blok daaronder voor de doelstellingen, dan rijen. Plakbriefjes voor de strategische keuzes, en twee kolommen ernaast voor indicatoren en acties.

Een eerste OGSM-sessie hoort een gesprek te zijn, en een gesprek heeft geen database nodig. Verhuis hem naar een tool als de uitvoering begint: als meerdere mensen voortgang rapporteren, als je trends wilt, en als het ritme een druk kwartaal moet overleven.

Wanneer software gaat tellen →

De kwaliteitstoets

Voordat je een ingevuld template klaar noemt, leg het hier langs.

Ambitie. Ambitieus maar haalbaar? Zegt ze zowel het doel als het doen? Sluit ze aan op je echte uitdagingen? Is elk woord dat eruit kon geschrapt?

Doelstellingen. Maken ze elk onderdeel van de ambitie concreet? Streefwaarde en eenheid bij elke? Alleen essentie?

Strategische keuzes. Draagt elke keuze bij aan de ambitie of maakt ze die mogelijk? Geeft elke keuze richting? Zijn het echte keuzes, met een bijbehorende lijst van wat je niet meer doet? Eén eigenaar per keuze?

Indicatoren. Maken ze de strategische keuze concreet? Kwantitatief, met streefwaarde en eenheid? Kun je het getal volgende maand ophalen zonder er eerst iets voor te bouwen?

Acties. Dient elke actie een strategische keuze? Eigenaar en deadline bij elke? Is het geheel haalbaar? Kan elke actie binnen één cyclus worden afgerond?

De pagina als geheel. Kan iedereen die erbij betrokken is het begrijpen? Is dit het enige plan voor dit team, zonder schaduwplan ernaast? Past het op één pagina? Heeft het één eigenaar?

Komt hij erdoor, dan is het moeilijke deel voorbij. Zet nu de sessies in de agenda.

Het ritme dat het levend houdt →