Geef vijftig teams een planningstool, dan krijg je vijftig plannen. Of dat decentrale strategie is of versnippering, hangt ervan af of die plannen met elkaar verbonden zijn.

Verbinden draait minder om structuur dan om vier dingen. Keuzes die dezelfde kant op wijzen. Gedeelde doelstellingen en indicatoren in plaats van eigen kopieën. Werk dat verdeeld wordt, niet gedupliceerd. En zicht op hoe de strategie er in de hele organisatie voor staat.

Strategische keuzes die dezelfde kant op wijzen

De waardevolste verbinding tussen plannen is de minst mechanische. Een team ziet welke keuze hogerop het met zijn plan dient. Het niveau erboven ziet hoe die keuze is opgepakt.

In OGSM.online heeft een strategische keuze een eigen eigenaar, eigen indicatoren en eigen acties en je kunt haar koppelen tussen plannen. De lijn loopt daardoor twee kanten op. Een teamleider die zijn plan opent, ziet waar zijn ambitie vandaan komt. Een directeur opent een keuze van de organisatie en ziet de teamplannen die erachter staan.

Dat is vooral belangrijk als een keuze verandert. Wordt een strategische keuze in het organisatieplan ongemerkt herschreven, dan voeren vijf teamplannen nog de oude uit. Met een koppeling zie je de wijziging in dezelfde week aan beide kanten, niet pas bij de planningssessie van volgend jaar.

Waar een strategische keuze vandaan komt en wat ermee is gebeurd. De lijn tussen plannen blijft zichtbaar.

Gedeelde doelstellingen en indicatoren, geen eigen kopieën

Sommige dingen zijn van meerdere teams tegelijk. Klanttevredenheid, een veiligheidscijfer, een marge, een levertijd: meerdere teams dragen eraan bij en geen enkel team is er alleen eigenaar van.

Het verkeerde antwoord: elk team zet een eigen versie in zijn plan. Twee kopieën van een getal lopen meteen uiteen. De sessie gaat dan over wiens cijfer klopt in plaats van over wat je gaat doen.

Daarom kan een doelstelling, indicator of strategische keuze in meer dan één OGSM staan: dezelfde meting, geen kopie. Eén definitie, één streefwaarde en één reeks metingen, zichtbaar in elk plan waar hij bij hoort.

Dit voorkomt ook een fout die minder opvalt: twee teams die ongemerkt hetzelfde opbouwen. Dat gebeurt vaak en kost veel geld. Zodra de overlap zichtbaar is, volgt het gesprek meestal vanzelf.

Werk verdeeld, niet gedupliceerd

Voor de acties geldt hetzelfde.

• Acties weergegeven in meerdere plannen. Eén actie, één eigenaar, één status, zichtbaar op elke plek waar hij relevant is
• Subacties verdeeld over plannen. Een groot stuk werk opgesplitst, zodat elk team eigenaar is van zijn deel en het geheel leesbaar blijft
• Het actieoverzicht over meerdere OGSM’s. Alles wat er in de organisatie loopt op één plek, voor een programmabureau of managementteam dat het hele beeld nodig heeft

Verdelen in plaats van kopiëren maakt zichtbaar wie wat doet. Wil niemand een stuk werk oppakken, dan blijkt dat nu en niet pas in maand zeven.

Alles wat er in de hele organisatie loopt, in plaats van één hoek ervan.

Zien hoe de strategie ervoor staat

Zodra plannen verbonden zijn, gaan de nuttige vragen niet meer over één team.

In Pro combineren rapportages over meerdere OGSM’s de rapportages uit verschillende plannen. Dat wil een directie: geen vijftig dashboards, maar één beeld van hoe het geheel ervoor staat en welke delen een besluit nodig hebben. Het rapportagedashboard laat zien of het ritme wordt volgehouden: wie heeft gerapporteerd en wie niet, terwijl er nog tijd is om erachteraan te gaan.

Samen beantwoorden ze een vraag waar de meeste organisaties geen antwoord op hebben: wordt onze strategie uitgevoerd en waar loopt het vast?

Rapporteren over plannen heen in plaats van één voor één.Pro

Eén formaat, door elk team zelf ingevuld

Elk plan in OGSM.online heeft dezelfde vorm: het is een OGSM. Dat is met opzet. Daardoor kun je plannen naast elkaar lezen, status laten optellen en op één manier over de hele organisatie rapporteren.

Met spreadsheets lukt dat nooit. Deel je een Excel-template uit, dan heeft binnen twee kwartalen elk team eigen kolommen en rijen toegevoegd. Dan zijn geen twee plannen meer te vergelijken. Eén formaat is geen bureaucratie. Het maakt het plan van een team leesbaar voor de rest.

Wat er in dat formaat komt, is een andere zaak. Ons advies is steeds hetzelfde: schrijf de resultaten voor die voor jou tellen en laat het hoe aan het team. Het team staat het dichtst bij het werk en kan dat het beste bepalen. Bovendien wordt het plan zo van hen en dat bepaalt grotendeels of het wordt uitgevoerd of in een la belandt.

Cascaderen, als de inhoud echt genest is

Cascaderen is de strakste vorm van verbinden. Het wordt minder vaak gebruikt dan de literatuur doet vermoeden, dus eerst precies hoe het werkt.

Een strategische keuze in de OGSM van de organisatie wordt de ambitie van het plan eronder. De indicatoren worden de doelstellingen van dat plan; de acties worden de strategische keuzes ervan. De koppeling blijft actief: verander je iets op het ene niveau, dan zie je dat op het andere. Zo groeien de twee niet ongemerkt uit elkaar.

Dat werkt goed voor programma’s en projecten, waar de inhoud dezelfde structuur heeft als het werk. Een duurzaamheidsprogramma dat over meerdere afdelingen loopt, wordt de ambitie van het plan van een programmateam. Iedereen ziet waar het vandaan komt.

Voor gewone afdelingen en teams past de lossere verbinding hierboven meestal beter. Het team schrijft zijn eigen plan, met het niveau erboven als vertrekpunt. De samenhang bewaak je met het gesprek en met gedeelde doelstellingen, niet met een mechanisme. Beide vormen worden ondersteund en de keuze ertussen weegt zwaarder dan de meeste organisaties denken.

Structuur die met je meegroeit

Je beheert de organisatiestructuur centraal: de teams, wie erin zit en wat ze mogen zien en wijzigen.

Rollen per team bepalen wat iemand kan: een kijker leest het plan, een respondent kan reageren, een deelnemer wijzigt, een beheerder heeft volledige controle over de OGSM van dat team. Met gebruikersgroepen ken je die rechten toe aan een groep in plaats van aan één persoon tegelijk. Daardoor is een nieuwe afdeling aansluiten een klus van vijf minuten, geen middag. Wie zowel een individuele rol als een groepsrol heeft, krijgt de rol die het meest toestaat.

In grote organisaties maakt dat meer uit dan je denkt. Een grote uitrol loopt zelden vast op het plan, wel op het inrichten van de rechten, waar niemand zin in heeft.

Eén groep, negen mensen, tien teams. Een afdeling aansluiten is mensen aan een groep toevoegen.

Ga je dit uitrollen over meer dan een handvol teams? Een demo gaat doorgaans sneller dan een proefperiode.

Demo aanvragen