Organisaties zijn goed in plannen maken en veel minder goed in uitvoeren. Er gaat veel tijd naar analyse, sessies en het op elkaar laten aansluiten van documenten. Voor wat er in maand vier gebeurt, is daarna weinig aandacht over.
Waarmaken is ook meer dan afvinken. Alle acties afronden in een plan dat verkeerd bleek, is geen succes. Dit deel van het product heeft daarom twee taken: het ritme zo licht maken dat teams het volhouden en de resultaten zo leesbaar dat het team ervan leert.
Het ritme in één plaatje
Twee sessies dragen het geheel. Elke maand vraagt de doensessie of je de dingen goed doet: voortgang op acties, wat vastzit, wie hulp nodig heeft. Elk kwartaal stelt de bijstuursessie de lastigere vraag: doe je de goede dingen? Daarvoor kijk je naar de trends van de indicatoren achter elke strategische keuze.
Twee doensessies, dan een bijstuursessie. Vier keer per jaar.
Alles hieronder helpt om dat ritme vol te houden.
Rapporteren kost minuten, geen middag
Of een sessie iets oplevert, hangt vooral af van één gewoonte: eigenaren rapporteren vóór de sessie, niet tijdens.
Dat gebeurt alleen als rapporteren snel gaat. Een voortgangsrapportage bestaat uit drie dingen:
- Voortgang. Welk percentage van het werk klaar is
- Beoordeling. Je eigen oordeel: groen, oranje of rood
- Toelichting. Waarom die kleur, wat je hebt gedaan, wat er nu komt en wat je van het team nodig hebt
Juist die laatste regel slaan mensen over en juist die maakt de sessie zinvol. “Oranje, vast bij juridische zaken, ik heb iemand nodig die dit opschaalt” is geen statusmelding meer, maar een besluit dat de sessie kan nemen.
Eigenaren rapporteren op strategische keuzes, indicatoren en acties: alle drie, in elk abonnement. Metingen op doelstellingen en indicatoren kun je ook uit externe systemen importeren, zodat je cijfers die je al ergens bijhoudt niet opnieuw hoeft in te typen.
Stoplichten die mensen echt gebruiken
Groen, oranje, rood. De kleuren zijn eenvoudig. Het lastige is dat mensen ze eerlijk invullen.
Oranje melden moet veilig zijn. Zie je oranje als falen, dan blijft alles groen tot het ineens rood is. Het dashboard vertelt je dan niets meer waar je nog iets mee kunt. Dat is vooral een kwestie van cultuur, niet van software. Toch helpt het dat oranje hier een hulpvraag is met een concrete toelichting, geen openbare bekentenis.
De status telt op: acties en indicatoren naar strategische keuzes, keuzes en doelstellingen naar het plan als geheel. Zo laat het teamdashboard zien waar je moet kijken, nog voordat iemand een rapportage opent.
Leren van de cijfers, niet alleen vastleggen
Een stoplicht laat zien hoe iemand deze maand over zijn onderdeel denkt. De metingen laten zien of de strategische keuze werkt. Dat is een andere vraag.
Elke meting blijft bewaard. Voer je het cijfer van deze maand in, dan blijft dat van vorige maand staan. Een indicator wordt daardoor een lijn in plaats van één getal: waar hij stond, waar hij nu staat en waar hij had moeten staan. Dat is het verschil tussen “we staan op 48” en “we staan op 48, we hadden 75 gepland en het gat wordt al twee kwartalen groter”.
Zonder die lijn heeft de bijstuursessie per kwartaal weinig zin. Die sessie vraagt of de route nog klopt en dat zie je alleen aan trends. Soms blijkt een strategische keuze die in januari goed leek, nu niet meer te kloppen. Met een kwartaalritme ontdek je dat in april, niet in december.
Twee gewoonten helpen in de praktijk. Meng resultaatindicatoren met inspanningsindicatoren, zodat je beweging ziet voordat het resultaat beweegt. Het aantal gesprekken laat zien dat de keuze wordt uitgevoerd, lang voordat de omzetgroei laat zien dat hij werkt. En schrijf op waarom je van gedachten veranderde als je een keuze bijstelt. Volgend jaar vraagt iemand ernaar. Dan zegt “we vonden de acquisitieroute te langzaam” meer dan een plan zonder geschiedenis.
Kies de weergave die bij je vraag past
Welke weergave je nodig hebt, hangt af van de vraag die je stelt. Daarom kun je dezelfde acties op vier manieren bekijken:
- Kanbanbord. Wat loopt en wat vastzit. De kolommen stel je zelf in.
- Tijdlijn. Wat wanneer af moet zijn en wat ongemerkt in dezelfde maand valt
- Lijst. Filteren, sorteren en in bulk bewerken
- Matrix van waarde en inspanning. Welke acties veel opleveren voor weinig moeite en welke veel kosten voor wat ze opleveren
De matrix gebruik je vooral bij het prioriteren. De eerste versie van een actielijst is bijna nooit haalbaar. Zet je waarde tegen inspanning uit, dan zie je snel wat eruit kan.
Iedereen ziet zijn eigen deel
De meeste mensen in een organisatie hebben niet het hele plan nodig, alleen hun deel ervan.
Het persoonlijke overzicht toont je teams en hun OGSM’s, je acties, je rapportages en de komende sessies. Hier wordt “de strategie” concreet: “de drie dingen die ik deze maand aan iemand moet leveren”.
Sessies automatisch inplannen (Pro)
In het Pro-abonnement plan je het ritme in, zodat niemand het hoeft te onthouden.
Met sessieplanning zet je de agenda klaar voor doensessies en bijstuursessies. Automatische uitnodigingen vragen eigenaren om hun rapportage op tijd in te dienen, met een tekst in de toon van jullie organisatie. Het rapportagedashboard laat degene die het ritme bewaakt zien wie heeft gerapporteerd en wie niet. Dat zie je vóór de sessie, dus op tijd om erachteraan te gaan.
Zonder dat dashboard doet een proceseigenaar dit met de hand, in een spreadsheet, op de dag zelf.
Exporteren naar Excel en pdf
Soms moet een plan buiten de tool worden gedeeld: in een bestuursstuk, met een aandeelhouder of bij een audit.
Exporteer de hele OGSM of elke rapportage naar Excel of pdf. De afdruk blijft één pagina. Dat is de kern van het model en juist dat gaat bij het omzetten vaak mis.
Dertig dagen, geen creditcard en de proefperiode stopt automatisch.
Start je gratis proefperiodeDe methode achter het scherm
De twee sessies en de vragen die ze beantwoorden, komen uit het boek. Daarom heeft het product deze vorm.
Het ritme: doensessie en bijstuursessie →
Werken meerdere teams tegelijk aan hun plan, dan is de samenhang bewaken een klus op zich. Zo verbind je plannen →