Organisaties zijn goed in plannen maken en veel minder goed in ze uitvoeren. Analyse, sessies, zorgvuldig werk aan hoe de documenten in elkaar passen, en daarna veel minder aandacht voor wat er in maand vier gebeurt.

Waarmaken is ook meer dan afleveren. Elke actie afvinken in een plan dat verkeerd bleek te zijn, is geen succes. Dit deel van het product heeft daarom twee taken: het ritme zo goedkoop maken dat teams het echt volhouden, en de resultaten zo leesbaar maken dat het team er iets van leert.

Het ritme, in één plaat

Twee sessies dragen het geheel. Elke maand vraagt de doensessie of je de dingen goed doet: voortgang op acties, wat vastzit, wie hulp nodig heeft. Elk kwartaal stelt de bijstuursessie de moeilijkere vraag of je de goede dingen doet, en daarvoor kijkt ze naar de trends van de indicatoren achter elke strategische keuze.

Twee doensessies, dan een bijstuursessie. Vier keer per jaar.

Elke maand een korte sessie over het werk, en elk kwartaal een over de route. Ze gescheiden houden is wat voorkomt dat de maandelijkse sessie in een strategiediscussie verandert terwijl de uitvoering stilvalt.

Alles hieronder is wat het product doet om dat ritme goedkoop genoeg te maken om vol te houden.

Rapporteren kost minuten, geen middag

De ene gewoonte die bepaalt of een sessie iets waard is, is of eigenaren vóór de sessie rapporteren in plaats van tijdens.

Dat gebeurt alleen als rapporteren snel gaat. Een voortgangsrapportage bestaat uit drie dingen:

• Voortgang. Welk percentage van het werk klaar is
• Beoordeling. Je eigen oordeel: groen, oranje of rood
• Toelichting. Waarom die kleur, wat je hebt gedaan, wat er nu komt, en wat je van het team nodig hebt

Die laatste regel is de regel die mensen overslaan en de regel die de sessie de moeite waard maakt. “Oranje, vast bij juridische zaken, ik heb iemand nodig die dit opschaalt” verandert een statusrondje in een besluit dat de sessie kan nemen.

Eigenaren rapporteren op strategische keuzes, indicatoren en acties: alle drie, in elk abonnement. Metingen op doelstellingen en indicatoren kunnen ook uit externe systemen worden geïmporteerd, zodat cijfers die je ergens al bijhoudt niet opnieuw worden ingetypt.

Rapportages komen binnen vóór de sessie. De sessie begint met de wetenschap waar het knelt.

Stoplichten die mensen echt gebruiken

Groen, oranje, rood. De kleuren zijn eenvoudig; ze eerlijk krijgen is het moeilijke deel.

Oranje moet veilig zijn om te melden. Wordt het behandeld als falen, dan blijft alles groen tot de maand waarin het rood wordt, en vertelt het dashboard je niets meer waar je iets mee had kunnen doen. Dat is meer een cultuurvraag dan een softwarevraag, maar het helpt dat oranje rapporteren hier een verzoek om hulp is met een specifieke toelichting eraan, en geen bekentenis die in het openbaar wordt vastgelegd.

De status telt op. Acties naar strategische keuzes, indicatoren naar strategische keuzes, keuzes en doelstellingen naar het plan als geheel. Zo antwoordt een teamdashboard op de vraag “waar moeten we kijken?” voordat iemand één rapportage opent.

Één scherm: wat op koers ligt, wat zorgen geeft, en waar een besluit nodig is.

Leren van de cijfers, niet alleen ze vastleggen

Stoplichten vertellen je hoe iemand deze maand over zijn onderdeel denkt. De metingen vertellen je of de strategische keuze werkt, en dat is een andere vraag.

Elke meting blijft bewaard. Als je het cijfer van deze maand invoert, verdwijnt dat van vorige maand niet. Een indicator is daardoor een lijn en geen waarde: waar hij stond, waar hij staat, en hoe dat zich verhoudt tot waar hij nu had moeten staan. Dat is het verschil tussen “we staan op 48” en “we staan op 48, we hadden 75 gepland, en het gat wordt al twee kwartalen groter”.

Gemeten tegen de streefwaarde, over jaren. Het gat is waar het gesprek over moet gaan, en dat zie je niet in één getal.

En dat is wat de bijstuursessie per kwartaal überhaupt mogelijk maakt. Die sessie vraagt of de route nog klopt, en die vraag kun je alleen vanuit trends beantwoorden. Soms is het eerlijke antwoord dat een strategische keuze die in januari juist leek dat nu niet meer is, en het hele punt van een kwartaalritme is dat je daar in april achter komt.

Twee gewoonten laten dit in de praktijk werken. Meng resultaatindicatoren met inspanningsindicatoren, zodat er iets beweegt voordat het resultaat beweegt: aantal gesprekken vertelt je dat de keuze wordt uitgevoerd, lang voordat omzetgroei je vertelt dat hij werkte. En schrijf op waarom je van gedachten veranderde als je een keuze bijstelt, want volgend jaar vraagt iemand ernaar, en “we vonden de acquisitieroute te langzaam” is meer waard dan een plan zonder geschiedenis.

Zie het werk zoals het werk logisch is

Dezelfde set acties ziet er anders uit, afhankelijk van de vraag die je stelt. Daarom is de actieweergave niet één weergave:

• Kanbanbord. Wat loopt en wat vastzit. De kolommen stel je zelf in.
• Tijdlijn. Wat wanneer landt, en wat er stil in dezelfde maand is gestapeld
• Lijst. Filteren, sorteren en in bulk bewerken
• Matrix van waarde en inspanning. Welke acties hun prijs waard zijn, en welke groot zijn voor wat ze opleveren

Die laatste verdient zijn plek tijdens het prioriteren. De eerste versie van een actielijst is bijna nooit haalbaar, en waarde tegen inspanning uitzetten is de snelste manier om te vinden wat eruit kan.

Dezelfde acties als bord. De kolommen worden per omgeving ingesteld, zodat ze passen bij hoe je teams echt werken.

Waarde tegen inspanning. Handig wanneer de actielijst langer is dan de capaciteit erachter.

Iedereen ziet zijn eigen deel

De meeste mensen in een organisatie hebben het hele plan niet nodig. Ze hebben hun deel ervan nodig.

Het persoonlijke overzicht laat je teams en hun OGSM’s zien, je acties, je rapportages en de sessies die aankomen. Het is het scherm dat “de strategie” verandert in “de drie dingen die ik deze maand aan iemand moet leveren”.

De meeste mensen hebben het hele plan niet nodig. Ze hebben hun deel ervan nodig.

Sessies die zichzelf draaien (Pro)

In het Pro-abonnement wordt het ritme ingepland in plaats van onthouden.

Met sessieplanning zet je de agenda klaar voor doensessies en bijstuursessies. Automatische uitnodigingen vragen eigenaren om hun rapportage tijdig in te dienen, met een tekst die je kunt aanpassen aan hoe jullie organisatie praat. En het procesdashboard laat degene die de cyclus draait zien wie heeft gerapporteerd en wie niet: vóór de sessie, terwijl er nog tijd is om erachteraan te gaan.

Die laatste is wat een proceseigenaar anders met de hand doet, in een spreadsheet, op de dag zelf.

Terugkerende sessies met automatische uitnodigingen. Het ritme overleeft vakanties en drukke kwartalen.Pro

Het er weer uit krijgen

Plannen moeten soms de tool uit: voor een bestuursstuk, een aandeelhouder, een audit.

Exporteer de hele OGSM of elke rapportage naar Excel of pdf. De afdruk is zo ontworpen dat het één pagina blijft, wat het hele punt van het model is en verrassend makkelijk sneuvelt in de omzetting.

Het plan als pdf, nog steeds op één pagina.

Dertig dagen, geen creditcard, en de proefperiode stopt van zichzelf.

Start je gratis proefperiode

De methode achter het scherm

De twee sessies en de twee vragen die ze beantwoorden zijn niet onze vinding. Het is de manier van werken die het boek beschrijft, en de reden dat het product deze vorm heeft.

Het ritme: doensessie en bijstuursessie →

Als meerdere teams tegelijk uitvoeren, wordt hun plannen samenhangend houden een probleem op zich. Zo verbind je plannen →