Open een teamdashboard en je ziet een muur van groen. Elke strategische keuze op koers, elke actie in beweging, elke indicator waar hij hoort.
Gefeliciteerd, misschien. Waarschijnlijker is dat je dashboard je niets meer vertelt.
Het signaal
Er is een patroon dat we vaak genoeg zien om het van een afstand te herkennen.
Maanden groen. Dan, ergens rond maand zeven, klapt één punt direct naar rood (geen oranje ertussen) en blijkt het al sinds maart in de problemen te zitten. Niemand loog. Iedereen deed wat het systeem beloonde.
Groen-dan-rood zonder oranje is typisch voor een dashboard dat mensen hebben leren bespelen in plaats van erop te rapporteren.
Waar oranje eigenlijk voor is
De drie kleuren hebben specifieke betekenissen en de middelste is de waardevolste.
Groen betekent volgens plan. Je verwacht te leveren wat is afgesproken, wanneer het is afgesproken.
Oranje betekent dat je je zorgen maakt (over kwaliteit, over de deadline) en dat het met de juiste ingreep terug naar groen kan.
Rood betekent dat het zo niet haalbaar is en dat het team moet kiezen: de deadline opschuiven, een kleiner resultaat accepteren of lagere kwaliteit accepteren.
Lees die nog eens en let op iets. Oranje is de enige kleur die om hulp vraagt terwijl hulp de uitkomst nog kan veranderen. Groen heeft niets nodig. Rood is schadebeperking. Oranje is je hele vroegewaarschuwingssysteem, in één kleur.
Een dashboard zonder oranje erop heeft dat weggegooid.
Waarom mensen ophouden het te melden
Niemand besluit iets te verbergen. Het gedrag wordt geproduceerd door de omgeving en doorgaans door een van vier dingen.
Oranje wordt behandeld als falen. Iemand rapporteert oranje en de eerste vraag uit de groep is waarom het niet groen is. Doe dat twee keer en het team leert het. De volgende oranje komt binnen als groen met een hoopvolle noot.
Oranje wordt behandeld als een verzoek om toezicht. In zekere zin erger. Je meldt een zorg en krijgt een weekoverleg, een statusformat en een reeks sessies. Nu kost oranje je tijd die je niet had en dat was precies het probleem dat je meldde.
Niemand antwoordt op de vraag. In de rapportage staat “oranje, ik heb iemand nodig die juridische zaken losmaakt”. De sessie noteert het en gaat door. De derde keer stopt de eigenaar met het opschrijven van de vraag en kort daarna met het opschrijven van oranje.
Er hangt een beoordeling aan de kleur. De meest betrouwbare manier om een eerlijk dashboard om zeep te helpen. Hangt je beoordeling af van hoeveel groen je produceert, dan produceer je groen en geef je voorrang aan acties die makkelijk af te ronden zijn boven acties die tellen. Wees hier heel bewust over voordat je OGSM aan functioneringsgesprekken koppelt.
De ongemakkelijke rekensom
Een team van acht mensen dat in een jaar twintig acties uitvoert. Een deel van die acties loopt tegen iets aan: een leverancier, een afhankelijkheid, iemand die vertrekt, een aanname die niet klopte. Dat is geen pessimisme, dat is rekenen.
Laat je bord nooit oranje zien, dan ben je of het gelukkigste team in je branche of de informatie wordt ergens tussen het werk en de rapportage vlakgestreken.
Het eerste team hebben we nog nooit ontmoet.
Oranje veilig maken
Vier dingen, waarvan geen enkele software is.
Reageer op oranje met hulp, niet met vragen. De eerste woorden nadat iemand oranje meldt, horen “wat heb je nodig” te zijn. Die ene gewoonte doet meer dan welke procesverandering ook. Ze verandert oranje van een bekentenis in een verzoek en dat was altijd de bedoeling.
Maak de vraag een verplicht veld. In een voortgangsrapportage hoort te staan wat de eigenaar van het team nodig heeft. Niet optioneel. Is er niets, dan schrijft hij “niets”, maar staat het veld er, dan wordt de vraag ook gesteld als er wél iets is.
Laat iemand vroeg en zichtbaar oranje melden. Idealiter de meest senior persoon aan tafel, op zijn eigen punt, in de eerste maand. Niets wat je over veiligheid zegt, komt zo hard aan als zien wat er gebeurt met de eerste persoon die het doet.
Scheid rapporteren van beoordelen en zeg het hardop. Gebruik je indicatoren in beoordelingsgesprekken, zeg dan expliciet welke harde streefwaarden zijn en welke er puur zijn om op te sturen. De meeste schade komt doordat mensen niet weten wat meetelt en aannemen dat alles meetelt.
Software maakt oranje niet veilig, maar kan wel zorgen dat het signaal niet verloren gaat. In OGSM.online heeft elke rapportage een stoplicht en een toelichting, zodat de vraag direct naast de kleur staat. En elke meting van een doelstelling of indicator blijft bewaard, zodat de bijstuursessie de trend ziet en niet alleen de kleur van deze maand.
Hoe een gezond bord eruitziet
Een bord vol rood is een ander probleem, doorgaans een plan dat nooit haalbaar was.
Een gezond bord staat grotendeels groen met een handvol oranje dat van maand tot maand wisselt. Dingen komen onder druk, worden besproken, krijgen hulp, gaan terug naar groen. Af en toe gaat iets rood en neemt het team een echt besluit over omvang of timing.
Dat is een plan dat wordt uitgevoerd door mensen die elkaar de waarheid vertellen. Het ziet in een bestuursstuk minder indrukwekkend uit dan een muur van groen en het is aanzienlijk meer waard.
Staat je dashboard twee kwartalen volledig groen, dan is het nuttigste wat je bij de volgende sessie kunt doen de vraag direct stellen: wat staat er op dit bord waar iemand zich zorgen over maakt en het niet heeft gezegd?
Wacht daarna. De stilte is doorgaans kort.