Er bestaat een bepaald soort softwarebedrijf dat zijn eigen product niet gebruikt. Wij hebben geprobeerd dat niet te zijn.
Toolsfactory is het bedrijf achter OGSM.online. Wij plannen met OGSM en bouwen met Scrum, en het interessante deel is waar die twee elkaar raken. Richting houden en tegelijk van koers kunnen veranderen is het hele probleem, en de combinatie is hoe we dat oplossen: OGSM houdt de ambitie en de keuzes, sprints leveren het werk, en de acties in het plan zijn waartegen de sprints worden gepland.
Dit is de echte cyclus.
Onze OGSM: van langetermijnambitie naar concrete actie
OGSM staat voor Objective, Goals, Strategies en Measures: een plan dat een langetermijnambitie verbindt met meetbare doelstellingen en met werk waar iemands naam bij staat. Het onze loopt op vier verschillende klokken.
Het strategisch plan, elke drie tot vier jaar
Elke drie tot vier jaar schrijven we een nieuw plan. Dat betekent de ambitie zetten en de doelstellingen die haar concreet maken, genoeg interne en externe analyse doen om de uitdagingen te benoemen die we echt hebben, de strategische keuzes maken die daar antwoord op geven, de indicatoren afspreken die ons vertellen of ze werken, en dat alles omzetten in acties. De langere stukken werk worden epics, die daarna worden opgesplitst in items die een sprint kan dragen.
Een jaarlijkse bijwerking
Eén keer per jaar wordt het plan bekeken en aangepast. Hier worden aannames getoetst aan wat er echt is gebeurd, en worden de acties voor het komende jaar gezet. De ambitie verandert zelden; de route ernaartoe doorgaans wel, al is het een beetje.
Elk kwartaal: de bijstuursessie
Elk kwartaal vragen we “doen we de goede dingen?” We kijken naar de resultaten, en we verbeteren, versnellen of laten strategische keuzes vallen op basis daarvan. Het is de sessie die het vaakst een besluit oplevert dat niemand aan het begin verwachtte.
Elke maand: de doensessie
Elke maand vragen we “doen we de dingen goed?” Voortgang op acties, wat vastzit, wie hulp nodig heeft. Korter, praktischer, en de sessie die bepaalt of er in het plan iets echt beweegt.
In de praktijk: sprints van vier weken
Het werk zelf loopt in sprints van vier weken met vijf fasen.
1. De doensessie begint en eindigt de sprint. De sessie evalueert de epics die lopen, en daar zit het meeste van het leren, en bereidt daarna voor wat er hierna komt. Dat heeft twee delen. Backlog refinement: de lijst bijwerken op basis van wat de markt vraagt en wat ons eigen beveiligingsmanagementsysteem vereist, en items scoren op waarde en inspanning. Sprint planning: de items kiezen met de beste verhouding tussen die twee.
2. Realisatie en testen. Eigenaren pakken het werk op dat op in behandeling staat. Is iets klaar, dan wordt het getest tegen een definition of done die naleving van beleid, bijgewerkte documentatie en geautomatiseerde tests vereist voordat iets als klaar telt.
3. Acceptatietest. Testen tegen een testplan, dat bestaande functionaliteit dekt en niet alleen nieuwe, want de onverwachte impact zit doorgaans ergens anders.
4. Demo. Drie doelgroepen, met opzet. Collega’s zien een live demonstratie. Partners krijgen een week voor de livegang een nieuwsbrief. Beheerders krijgen hun eigen versie.
5. Livegang. Getest en goedgekeurde functionaliteit gaat live, en gebruikers zien een melding op het scherm die vertelt wat er is veranderd.
OGSM.online is waar dit allemaal staat
Niet verrassend: we draaien dit in ons eigen platform, het plan, de acties, de rapportages en de sessies. Wat het ons geeft en een document niet kon, is de lijn van een sprintitem terug naar een strategische keuze, en van die keuze terug naar de ambitie. Vragen we of een epic nog een sprint waard is, dan kunnen we zien waaraan hij zou moeten bijdragen.
Wat deze manier van werken ons geeft
Focus. Het dagelijkse werk sluit aan op de langetermijnambitie, en dat is na te kijken in plaats van aan te nemen.
Flexibiliteit. Vaste evaluatiemomenten betekenen dat we snel op verandering kunnen reageren zonder de richting op te geven zodra er iets urgents opduikt.
Transparantie. Iedereen kan zien hoe zijn eigen bijdrage zich verhoudt tot de bredere doelen.
Meetbaarheid. Duidelijke indicatoren, waarvan elke meting bewaard blijft, zodat voortgang zichtbaar is en het uitblijven ervan ook.
Verbeteren als gewoonte. De cyclus van doen, leren en bijsturen is wat een plan verandert in iets waar de organisatie beter in wordt, in plaats van een document dat ze jaarlijks produceert.