Er bestaat een bepaald soort softwarebedrijf dat zijn eigen product niet gebruikt. Wij hebben geprobeerd dat niet te zijn.
Toolsfactory is het bedrijf achter OGSM.online. Wij plannen met OGSM en bouwen met Scrum en het interessantst is de plek waar die twee elkaar raken. Richting houden en tegelijk van koers kunnen veranderen is het hele probleem en de combinatie lost dat voor ons op: OGSM houdt de ambitie en de keuzes vast, sprints leveren het werk en de sprints worden gepland vanuit de acties in het plan.
Zo ziet die cyclus er bij ons uit.
Onze OGSM: van langetermijnambitie naar concrete actie
OGSM staat voor Objective, Goals, Strategies en Measures: een plan dat een langetermijnambitie verbindt met meetbare doelstellingen en met werk waar iemands naam bij staat. Bij ons draait het plan op vier ritmes.
Het strategisch plan, elke drie tot vier jaar
Elke drie tot vier jaar schrijven we een nieuw plan. Dat betekent de ambitie zetten en de doelstellingen die haar concreet maken, genoeg interne en externe analyse doen om de uitdagingen te benoemen die we echt hebben, de strategische keuzes maken die daar antwoord op geven, de indicatoren afspreken die ons vertellen of ze werken en dat alles omzetten in acties. De langere stukken werk worden epics, die daarna worden opgesplitst in items die een sprint kan dragen.
Jaarlijks bijwerken
Eén keer per jaar wordt het plan bekeken en aangepast. Hier worden aannames getoetst aan wat er is gebeurd en worden de acties voor het komende jaar gezet. De ambitie verandert zelden; de route ernaartoe doorgaans wel, al is het een beetje.
Elk kwartaal: de bijstuursessie
Elk kwartaal vragen we “doen we de goede dingen?” We kijken naar de resultaten en we verbeteren, versnellen of laten strategische keuzes vallen op basis daarvan. Het is de sessie die het vaakst een besluit oplevert dat niemand aan het begin verwachtte.
Elke maand: de doensessie
Elke maand vragen we “doen we de dingen goed?” Voortgang op acties, wat vastzit, wie hulp nodig heeft. Korter, praktischer en de sessie die bepaalt of er in het plan iets beweegt.
In de praktijk: sprints van vier weken
Het werk zelf loopt in sprints van vier weken met vijf fasen.
1. De doensessie opent en sluit de sprint. De sessie evalueert de epics die lopen (daar leren we het meest) en bereidt daarna voor wat er hierna komt. Dat heeft twee delen. Backlog refinement: de lijst bijwerken op basis van wat de markt vraagt en wat ons eigen beveiligingsmanagementsysteem vereist. Daarna items scoren op waarde en inspanning. Sprint planning: de items kiezen met de beste verhouding tussen die twee.
2. Realisatie en testen. Eigenaren pakken het werk op dat de status in behandeling heeft. Is iets klaar, dan wordt het getest tegen een definition of done die naleving van beleid, bijgewerkte documentatie en geautomatiseerde tests vereist voordat iets als klaar telt.
3. Acceptatietest. Testen tegen een testplan, dat bestaande functionaliteit dekt en niet alleen nieuwe, want de onverwachte impact zit doorgaans ergens anders.
4. Demo. Drie doelgroepen, met opzet. Collega’s zien een live demonstratie. Partners krijgen een week voor de livegang een nieuwsbrief. Beheerders krijgen hun eigen versie.
5. Livegang. Geteste en goedgekeurde functionaliteit gaat live en gebruikers zien een melding op het scherm die vertelt wat er is veranderd.
Dit alles staat in OGSM.online
Niet verrassend: we draaien dit in ons eigen platform, het plan, de acties, de rapportages en de sessies. Wat het ons geeft en een document niet kon, is de lijn van een sprintitem terug naar een strategische keuze en van die keuze terug naar de ambitie. Vragen we of een epic nog een sprint waard is, dan kunnen we zien waaraan hij zou moeten bijdragen.
Wat deze manier van werken ons geeft
Focus. Het dagelijkse werk sluit aan op de langetermijnambitie en dat is na te kijken in plaats van aan te nemen.
Flexibiliteit. Vaste evaluatiemomenten betekenen dat we snel op verandering kunnen reageren zonder de richting op te geven zodra er iets urgents opduikt.
Transparantie. Iedereen kan zien hoe zijn eigen bijdrage zich verhoudt tot de bredere doelen.
Meetbaarheid. Duidelijke indicatoren, waarvan elke meting bewaard blijft, zodat voortgang zichtbaar is en het uitblijven ervan ook.
Verbeteren als gewoonte. De cyclus van doen, leren en bijsturen maakt van een plan iets waar de organisatie beter in wordt, in plaats van een document dat ze jaarlijks produceert.
Koppel je eigen acties aan je strategische keuzes in OGSM.online en zie waar elk stuk werk aan moet bijdragen. 30 dagen gratis.
Start je gratis proefperiode